浅议法院“档案e管理”改革
2022-04-19 15:08:07 | 来源:中国法院网 | 作者:邓梦甜
 

  在当今数字化转型的大环境下,电子档案“单套制”逐渐纳入法院审判流程优化重塑的范畴,江西不少法院正积极开展“档案e管理”试点,推行“以电子档案为主,纸质档案为辅”的案件归档模式。笔者以江西中部抚州市两级法院为例,就“档案e管理”的实践进行探讨,以求抛砖引玉。

  一、背景观察与模式解析

  随着形势发展变化,特别是数据时代给人民法院工作带来了深刻影响,传统诉讼档案“双套制”管理模式在法院改革新的技术环境和架构背景下弊端渐显,已经制约了智慧法院发展。其一,诉讼案件数量呈井喷式增长。随着我国法治进程的加快,人民群众法治意识的加强,法院受理的案件与日俱增,加之诉讼档案保管期限多为永久或长期,实践中极少对诉讼档案进行到期鉴定销毁,最终使得档案存量日渐庞大,保管压力倍增。其二,传统的“双套制”管理模式需要同时保管归档纸质与电子诉讼档案,投入大量人力物力反复核查比对,电子档案仅为纸质档案的扫描材料,完整性、可用性大大削弱,成为纸质档案数字备份,丧失了其作为电子信息的优势效力。

  近年来,各地法院着力打造智慧法院体系,以互联网、大数据和人工智能等信息技术为依托,将立案、审判、执行等诉讼活动从线下转到线上,推进审判流程优化重塑。“档案e管理”作为智慧法院全闭环体系的最后一环,其重要性不言而喻。“档案e管理”实质是搭建完善审判信息平台,实现诉讼材料从诉前、立案、审理到归档的全流程无纸化,采用诉讼材料前端审核、实时归档模式,强调电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的本质要求,推动诉讼档案管理从“实体管理”向“智能管理”过渡,探索法院电子档案“单套制”管理可行性。

  三、各地实践与技术构建

  (一)以智慧法院建设为技术框架

  一是结合办案业务流程,形成符合法院审判流程的技术需求方案。通过大数据、视频云等技术的深层次运用,改造硬件设备,采购无纸化办案设备,为电子卷宗材料的产生提供技术支撑和平台保障,也为电子档案“单套制”的开展打下了坚实的基础。

  二是实现办案系统与档案管理系统无缝对接。诉讼档案作为法院司法实践活动的产物,产生于每一个办案环节。抚州市市两级法院通过采用电子卷宗随案同步生成工作机制,电子档案管理系统联通智慧法院平台,利用道律、华宇、通达海多个信息平台实时交互,实现电子卷宗材料自动归目、自动编目、一键归档等功能,保证无纸化审判流程协同畅通,避免业务部门与档案部门形成信息孤岛。

  (二)以档案信息化建设为资源基础

  一是制定完善档案管理制度。实现“档案e管理”的落地推广,需要详尽的制度体系做支撑。以抚州市市中级人民法院为例,为了确保电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性,相继出台了《抚州市中级人民法院“档案e管理”工作规程(试行)》、《抚州市中级人民法院电子诉讼档案管理暂行办法(试行)》、《纸质档案数字化管理规范》等规范性文件。在电子档案归档环节,对归档电子卷宗的类型、程序、质量要求、人员责任等方面也作出了细致的规定,在制度上保障电子档案的四性。

  二是全流程深度应用信息技术。在立案阶段,通过利用收转发e中心和OCR技术完成立案提交材料信息登记。进入审判阶段,通过法官e助理和中间柜对纸质材料和电子材料进行借阅保存管理,方便法官在审判流程中对案件信息的实时掌握。案件审结后,档案员通过档案系统对案件进行网上归档。利用审判平台对立案、审判、评查、结案等各节点的操作记录,保证案件整个收转流程做到流转有痕、全程追溯、扫码识别,最大程度保证卷宗流转过程的真实性、完整性、可靠性和安全性。同时在后期对法院内外人员提供档案利用时,利用电子档案也能让借阅人更为快捷方便进行网上阅览和下载打印,大大提高了档案利用效率。

  (三)以创新精神为内在驱动

  “档案e管理”作为对法院传统档案管理模式的重大变革,创新贯穿落地推广始终。

  一是在材料接收管理基础上创新无纸化立案机制。抚州市两级法院通过建立审判综合服务平台,将网上立案、网上查询、网上材料流转、网上阅卷等审判辅助性工作汇聚一起,采取一站式智能服务方式,实现纸质材料随收随扫、电子签名确认,线上线下同频共振,提升电子材料在当事人材料提交中的比例,为法官无纸化办案提供技术支持。

  二是在无纸化卷宗管理基础上创新办案模式。“档案e管理”的管理模式必然倒逼法官办案模式的变革。抚州市两级法院通过改造数字法庭,配备宽屏显示器、无纸化庭审电脑、法庭指纹签字板、无纸化合议庭设备,证据提交、质证庭审均可在线上完成,庭审同步语音转写,当事人网上签名,实现网上庭审。法官运用OCR识别技术可在审判过程中进行浏览、复制起诉状、答辩状、证据等电子卷宗信息,满足无纸化开庭多页浏览、“双屏对比”、“左看右写”、庭审阅卷等需要,实现办案模式和卷宗管理模式“双统一”。

  三、几点建议和实践思考

  (一)主动适应新型办案模式

  一直以来,法院审判流转和业务办理都依赖纸质文件的传递,出于对当前尚处于起步阶段的信息平台的不信任,导致办案人员对于电子卷宗材料真实性、完整性产生怀疑。“档案e管理”作为档案“单套制”的具象化,需要办案人员转变思想,充分接纳和信任电子档案身份,习惯无纸化办案模式,在实践中发现平台不足,帮助“档案e管理”模式不断完善。

  (二)推进完善技术应用支持

  电子档案“单套制”管理将存储介质由纸质转变为电子数据,依附于存储设备存在,因此元数据管理是电子档案保证其原始性、真实性的根本核心,对电子材料的前端介入和全过程管控也有更高的要求,需要技术部门不断推进完善技术支持。一方面要不断完善平台元数据即时保存与加密监控,登记赋予电子档案唯一标识符,增强其原始性属性;另一方面要严格限制电子档案修改权限,防止越权访问与非法篡改,保证其真实性与安全性。

  (三)助推多元主体协同发力

  诉讼档案作为案件办理的最终呈现,始于立案侦查,终于审结归档,除法院卷宗外,还包含有公安卷宗及检察院卷宗。档案“单套制”管理是一个相互衔接和连续的过程,电子档案的生命周期只有提前至立案侦查阶段,才真正达到了完整性的要求,与纸质诉讼档案获得同等效力,因而不能仅仅满足于只将法院卷宗数字化,还需要公安、检察院、法院多元主体的协调和合作,共同推进政法智能化转型。

  四、结  语

  “档案e管理”作为江西法院的创新之举,需要在推广实践中不断积累经验、先试先行。试点法院还将在后期的推广工作中不断摸索新技术和新制度的结合,在实践中完善档案“单套制”管理在法院审判工作的适配应用,以满足数字法院的需求,努力打造可复制、可借鉴的实践经验,为江西法院“档案e管理”输送先例经验。

  (作者单位:江西省抚州市中级人民法院 )

责任编辑:刘泽